Закон о архивској грађи и архивској делатности веома  прецизно дефинише поступак стручног надзора. Јавни архив обавља стручни надзор над евидентирањем, класификовањем, одабирањем, архивирањем, чувањем, стручним одржавањем и заштитом архивске грађе и документарног материјала. Стручним надзором се проверава и утврђује како стваралац и ималац архивске грађе и документарног материјала извршава и спроводи све обавезе које су прописане Законом о архивској грађи и архивској делатности и подзаконским актима донетим на основу овог Закона.

Стручни надзор се одвија кроз неколико фаза које су прецизно дефинисане.

Приликом првог редовног стручног надзора утврђује се:

• Подаци о оснивању и регистрацији ствараоца архивске грађе и документарног материјала.

• Да ли је стваралац и ималац уредио канцеларијско и архивско пословање, односно да ли је донео општи акт о начину евидентирања,класификовања, архивирања и чувања архивске грађе и документарног материјала, општи акт о начину евидентирања, заштите и коришћења електронских докумената као и листу категорија документарног материјала са роковима чувања.

• Да ли је стваралац обезбедио одговарајући простор и опрему засмештај и заштиту архивске грађе и документарног материјала и да ли је одредио одговорно лице за заштиту и поступање са архивском грађом и документарним материјалом.

• Најважнији део стручног надзора односи се на утврђивање чињеница да ли стваралац евидентира, означава, класификује, датира и архивира архивску грађу и документарни материјал у складу са Законом о архивској грађи и архивској делатности, подзаконским актима и правилником о канцеларијском пословању. У  поступку стручног надзора је важно утврдити стварно стање архивске грађе и документарног материјала, њихову сређеност, да ли се правилно архивира у документарне јединице и одлаже у архивске полице и да ли се правилно иредовно уписује у архивску књигу.

• Потребно је утврдити да ли стваралац и ималац архивску грађу чува као целину – архивски фонд.

• Посебно је важно утврдити да ли се редовно врши одабирање архивске грађе и издвајање ради уништења документарног материјала којем је истекао рок чувања и да ли се уништавање врши уз сагласност надлежног архива за оне ствараоце за које је приобављање такве сагласности законом прописано.

• Да ли се редовно врши предаја архивске грађе надлежном архиву под условима и роковима утврђеним законом.

• Архиви имају обавезу да у поступку стручног надзора провере да ли је стваралац осигурао трајно чување архивске грађе у електронском облику, њено одржавање, мигрирање, односно пребацивање на нове носаче у прописаним форматима.

Овлашћено лице надлежног архива сачињава записник о извршеном редовномстручном надзору који садржи утврђено стање, наложене мере и рок зањихово спровођење.

Овлашћено лице архива у записнику констатује да стваралац и ималац архивске грађе и документарног материјала код којег је извршен стручни надзор, може у року од три дана од дана достављања записника да стави примедбе на записник. Уколико су достављене примедбе на записник од стране ствараоца и имаоца архивске грађе и документарног материјала, овлашћено лице доноси одлуку по примедбама и уколико се примедбе не прихватају о томе обавештава
подносиоца примедби. Стваралац и ималац архивске грађе и документарног материјала након доношења одлуке по примедбама дужан је да приступи спровођењу наложених мера из записника о стручном надзору.

Прилог 1: Огледни примерак записника редовном о стручном надзору

Овлашћено лице надлежног архива кроз контролни надзор (када истекне рок за спровођење наложених мера из записника о стреучном надзору) врши контролу записнички наложених мера код редовног стручног надзора. Код контролног надзора сачињава се записник о контролном стручном надзору и констатује се које су мере спроведене а које нису. Ако су наложене мере из записника у целини спроведене окончава се стручни надзор.

Прилог 2: Огледни примерак записника о контроном стручном надзору

Ако у поступку контролног стручног надзора утврди да стваралац и ималац архивске грађе и документарног материјала није поступио по наложеним мерама из записника овлашћено лице архива које је извршило надзор доноси решење о мерама за отклањање неправилности. У решењу се конкретно наводе мере и рок у ком старалац и ималац архивске грађе и документарног материјала је у обавези да спроведе наложене мере. Овлашћено лице приликом одређивања рока за спровођење мера треба да одреди реалан рок у ком објекат надзора може да спроведе мере. Рок за примену наложених мера може се на захтев ствараоца и имаоца архивске грађе и документарног материјала, у оправданим случајевима продужити али не више од половине рока који је наложило овлашћено лице.

Прилог 3: Огледни примерак решења о наложеним мерама

Против решења које је донео јавни архив и којим су наложене мере стваралац и ималац архивске грађе и документарног материјала може изјавити жалбу Министарству културе. Жалба се по правилу подноси Министарству културе преко архива који је донео решење.

По добијању жалбе надлежни архив проверава да ли је жалба благовремена, дозвољена и поднета од овлашћеног лица и уколико утврди да није благовремена, дозвољена и поднета од овлашћеног лица донеће решење којим ће одбацити жалбу. На решење о одбачају жалбе странка има право жалбе у року од 8 дана од обавештења странке о решењу. Архив може да поништи побијано решење ако оно садржи неки од разлога за поништавање из чл. 183 ЗУП-а. Архив може да замени ожалбено решење уколико оцени да има основа да удовољи жалбеном захтеву, стим што доноси ново решење којим се побијано решење поништава. Против новог решења може се поднети жалба, која се предаје другостепеном органу.

Ако архив не одбаци жалбу, не поништи своје побијено решење, нити удовољи жалбеном захтеву прослеђује жалбу Министарству културе у року од 15 дана од пријема жалбе. Уз жалбу се прилажу списи предмета и одговор архива на жалбу стим што је архив дужан да у одговору на жалбу оцени све наводе жалбе.

Прилог 4: Огледни примерак акта којим архиви жалбу прослеђују Министарству културе.

На основу увида у списе предмета  и изведених доказа Министарство културе и информисања жалбу може да одбаци, да одбије као неосновану, може даприхвати жалбу и поништи решење архива у целини или делимично и вратина поновно одлучивање,  а може да мериторно одлучи. Законом о архивској грађи и архивској делатности није прецизирано да ли ствараоци и имаоци архивске грађе, који су незадовољни одлуком Министарства културе по жалби, имају право заштите пред судом покретањем управног спора.

Када решење архива о наложеним мерама постане коначно и правоснажно стваралац архивске грађе и документарног материјала на кога се решење односи у обавези је да приступи спровођењу мера из решења. Када истекне рок за спровођење мера из решења надлежни архив врши проверу да ли је стваралац спровео наложене мере из решења. Ако су мере из решења спроведене у целини то се констатује у записнику чиме се поступак стручног назора завршава. У случају непоступања по решењу за отклањање неправилности овлашћено лице архива  у складу са чл. 66 Закона о архивској грађи  и архивској делатности, који предвиђа да надлежни јавни архив има право активне легитимације, подноси захтев за покретање прекршајног поступка против имаоца и ствараоца архивске грађе и документарног материјала. Прекршајни суд може пријаву да одбаци уколико утврди да је неоснована, а ако утврди да  је основана и да стваралац архивске грађе и документарног материјала није извршио мере за отклањање недостатака које су наложене решењем, суд у складу са чл. 65 Закона о архивској грађи и архивској делатности[1][1][1]може изрећи прекршајне новчане казнене за правно лице у износу од 50.000 до 2.000.000 динара, а за одговорно лице у правном лицу  од 5.000 до
150.000 динара. Ове  новчане казне за правно  лице и одговорно лице у правном лицу прописане су за случајевима повреде одредаба чланова 6, 9, 10 11, 14, 16. став 2, 17. став 1, 18, 19 и 23.став 1. Закона о архивској грађи и архивској делатности (Службени гласник Републике Србије 6/2020).

Прилог 5: Огледни примерак акта којим архив подноси пријаву за покретање прекршајног поступка

У случају да овлашћено лице архива утврди (у било којој фази поступка стручног надзора или дође до информације или сазнања) да је стваралац и ималац архивске грађе и документарног материјала оштетио или уништио архивску грађу или документарни материјал којем није истекао рок чувања, такву чињеницу констатује записником на основу којег надлежни архив подноси захтев за покретање кривичног поступка.

Прилог 6: Огледни примерак акта којим архив подноси пријаву за покретрање кривичног поступка

Надлежно јавно тужилаштво пријаву за покретање кривичног поступка коју је поднео надлежни јавни архив може да одбаци уколико утврди да је неоснована, а може да је прихвати и да након спроведене истраге покрене кривични поступак. У Кривичном Законику Републике Србије (Службени гласник Републике Србије 85/2005) кривична дела учињена према културним добрима сврстана су у кривична дела против имовине. Тако је чл. 204. овог закона, за тешку крађу туђе ствари која представља културно добро, учиниоцу дела запрећена  казна затвора од једне до осам година, а у члану 207. за утају туђе ствари која је културно добро предвиђена је казна затвора од једне до осам година. Ко противправно одузме туђу ствар, ако је та ствар културно добро, учинилац дела казниће се казном затвора од три месеца до три године. Ако оштети, уништи или учини неупотребљивом туђу ствар, а та ствар представља културно добро, учинилац ће бити кажњен казном затвора од шест месеци  до пет година (чл. 212).

Закон о архивској грађи и архивској делатности учинио је значајан искорак и смислу прецизнијег дефинисања самог поступка стручног надзора кроз увођење редовног и контролног надзора и његовог усклађивања са основним начелима надзорног процеса и општег управног поступка.

Нови Закон је пооштрио услове за обављање послова спољне службе. Послове стручног надзора у јавном архиву може да врши архивист са најмање пет година радног искуства на архивским пословима и мора имати службену легитимацију овлашћеног лица за послове стручног надзора.

Прилог 7: Образац службене легитимације овлашћеног лица за послове стручногнадзора прописује министар и када Правилник буде донет биће објављен у Службеном гласнику Републике Србије.

Detalji

Pogodaka: 289

Поштоване колеге,

Одазивајући се позиву сајта „Архивистика“ да доставимо своје коментаре у вези примене новог Закона о архивској грађи и архивској делатности, достављам Вам огледне примерке решења које доносе архиви у вези уништавања документарног материјала. Пожељно је да остале колеге својим предлозима допуне или измене примерке ових решења, како би смо у пракси уједначили њихову форму и садржину.

                             Бошко Ракић, архивски саветник ИА Краљево

УНИШТАВАЊЕ ДОКУМЕНТАРНОГ МАТЕРИЈАЛА ПРЕМА НОВОМ ЗАКОНУ О АРХИВСКОЈ ГРАЂИ И АРХИВСКОЈ ДЕЛАТНОСТИ

Detalji

Pogodaka: 431

Opširnije: Бошко Ракић, Уништавање документарног материјала по Закону о архивској грађи и архивској...