Марија Милошевић, виши архивист

Државни архив Србије

 

Осврт на поједине одредбе Закона о архивској грађи и архивској делатности

    

Увод

            За доношење Закона о архивској грађи и архивској делатности („Службени гласник РС”, бр. 6/2020) било je потребно више од деценије. Министарство културе и информисања Републике Србије, три пута је образовало радне групе[1] за израду Нацрта закона, одржане су јавне расправе 2010, 2014. и 2019, али је расписивање парламентарних избора два пута враћало цео поступак на почетак. Најзад, Народна скупштина Републике Србије усвојила је 24. јануара 2020. године Закон о архивској грађи и архивској делатности (у даљем тексту: Закон), који је почео да се примењује 2. фебруара 2021. године. Почетком његове примене престале су да важе одредбе Закона о културним добрима[2] из 1994. године („Службени гласник РС”, бр. 71/94, 52/2011, 99/2011, 6/2020 и 35/2021) које се односе на архивску грађу и рад архива, као и Закон о архивској грађи Савезне Републике Југославије („Службени лист СРЈ”, бр. 12/98 и 13/98). Како је наведено у првом члану, Законом се уређује систем заштите архивске грађе и документарног материјала, услови и начин коришћења архивске грађе, организација, надлежност и делатност архива у Републици Србији.

            Законом су уређене све области од значаја за рад архива, прописане су обавезе стваралаца и ималаца архивске грађе и документарног материјала (у даљем тексту: ствараоци), као и поступак за обављање стручног надзора, услови за коришћење архивске грађе и др. Великим бројем чланова је заправо само озваничена стварност, односно архивска пракса, али се у Закону могу наћи и решења која никада раније нису постојала у прописима из ове области (Тело за координацију рада архива Републике Србије, обавезе стваралаца архивске грађе у електронском облику, итд).

        Када се на доношење одређеног закона дуго чека, онда наизглед све његове норме изгледају као новине, али ћемо разматрати само поједине одредбе, које су изазвале највише интересовања и недоумица, уз посебан осврт на подзаконске прописе чије је доношење предвиђено Законом, као и нове прописе из области канцеларијског пословања.

Opširnije: Марија Милошевић, Осврт на поједине одредбе Закона о архивској грађи и архивској делатности

ПРИМЕДБЕ НА ПРАВИЛНИК О УСЛОВИМА И НАЧИНУ РЕВИЗИЈЕ АРХИВСКИХ ФОНДОВА И ЗБИРКИ

У Службеном гласнику Републике Србије бр. 29/2021 објављен је Правилник о условима и начину ревизије архивских фондова и збирки у архивима.

Чланом 28. Закона о архивској грађи и архивској делатности предвиђено је да архив једном у 20 година изврши редовну ревизију архивских фондова и збирки, а да услове и начин ревизије прописује министар.

У том смислу донет је Правилник о условима и начину ревизије архивских фондова и збирки у архивима, којим је предвиђено да ревизију врши комисија коју иманује директор архива, а Правилникдефинише и појам и поступак вршења ревизије.

Оно што привлачи пажњу јесте то што је чланом 10. Правилника предвиђено да извештај о извршеној ревизији комисија за ревизију доставља директору (што је оправдано и разумљиво) и Управном одбору архива (!).

Члан 11. наведеног Правилника каже да Управни одбор архива разматра извештај о ревизији у присуству председника комисије за ревизију и одлучује о: отпису докумената који су мултипликати и који се могу издвојити из фонда или збирке; о издвајању оштећених докумената који техничким мерама не могу да се доведу у стање да се користе; о издвајању докумената или фондова за које је утврђена припадност неком другом фонду или збирци у том или другом архиву; о предметима и документима који су физички оштећени и којима је потребна конзервација.

Дакле, Управном одбору дата су овлашћења стручног органа. Напомињемо да се нигде у Правилнику ни у једној улози не појављује Стручно веће или Стручни савет који је према нашем мишљењу најпозванији да одлучује о даљим мерама са архивском грађом.

Слажемо се да би Управни одбор могао/морао бити упознат са током и резултатом ревизије, али у смислу информације, јер сматрамо да Управни одбор није позван да одлучује о питању и поступању са архивском грађом.

То није ни у складу са надлежностима Управног одбора према чл. 44. Закона о култури који дефинише рад Управног одбора установа културе.

По логици ствари, Комисија за ревизију би требала да достави извештај директору и Стручном већу установе, да Стручно веће/савет као стручни саветодавни орган директора оцени и усвоји извештај, а на крају да са тим буде (али и не обавезно) упознат у форми информације Управни одбор.

Чланом 49. Закона о култури између осталог је дефинисан састав уметничког, прогамског, односно стручног савета (Стручног већа у архивима) и каже да они разматрају питања из уметничке, програмске, односно стручне делатности установе и директору, односно уметничком или програмском директору даје мишљења и предлоге везане за уметнички програмски и стручни рад установе. Даље, у следећем ставу је дефинисано да у састав уметничког, програмског односно стручног савета бирају лица од високог уметничког и стручног интегритета и ауторитета.

Чланови Управног одбора установе бирају се на основу чл. 41. Закона о култури из реда истакнутих стручњака и познавалаца културне делатности. У пракси је врло ретко да чланови Управног одбора, осим оних који су делегирани из реда запослених, буду истакнути стручњаци (у култури) и познаваоци културне делатности. То је, може се рећи, изузетак. Чешће је правило да су чланови управних одбора, посебно у мањим градовима људи из области који немају никакве везе са културом. Тако долазимо у ситуацију да осим чланова које делегира установа културе у управни одобор, нема ни једног позваног да процењује и доноси одлуке о врло стручним и специфичним мерама о којима само архивисти са искуством могу одлучивати. Један врло деликатан посао, као што је то посао ревизије архивских фондова и збирки може се рећи да је овом одредбом Правилнка поверен лаицима. Није јасно на основу чега је доносилац Правилника проценио да одлуке у вези са ревизијом архивских фондова и збирки треба поверити Управном одбору. Питамо се по чему су чланови Управног одбора квалификовани и квалификованији од чланова Стручног већа да одлучују о поступању са архивском грађом у овако сложеним и деликатним питањима?

Слободанка Цветковић,

виши архивист,

Историјски архив Пожаревац

 

 

 

Рад је у целини објављен у: Записи, Годишњак Историјског архива Пожаревац, бр.7, Пожаревац 2018, стр. 54-63.

 

Увод

Посао у архиву је свеобухватан процес и као такав се мора посматрати и са аспекта евидентирања. Евидентирање стваралаца и архивске грађе коју они стварају на терену, у настајању, даје смернице након пријема архивске грађе ради појектовања простора, времена пријема, степена сређености, количине. Евидентирање у архиву приликом пријема такође је од велике важности јер се уписом у књигу пријема евидентира власништво над том архивском грађом и документарним (регистратурским) материјалом. Сређивањем фонда након пријема, израдом историјске белешке стичу се услови за разврставање фонда у општи инвентар као детаљнију евиденцију фондова и збирки једног архива о оном што поседује разврстаних према утврђеној класификационој шеми. Сређеност фонда/збирке је услов за попуњавање општег инвентара. Ако фонд није сређен, његово постојање се може констатовати називом и недовољно прецизним подацима у погледу садржине фонда и количине архивске грађе. Архивска грађа - фонд или збирка се уписују у регистар архивске грађе архива по процедури која је прописана (према мишљењу струке недовољно јасно и прецизно), а затим се Архиву Србије достављају подаци за упис у Централни регистар архивске грађе. Након уписа, Архив Србије доставља надлежном архиву информације о упису у централни регистар и тиме је процес евидентирања једног фонда, збирке или друге архивске грађе заокружен према важећим прописима.

Данас после толико година стиче се утисак да архивска служба се не сагледава као целина, да не функционише као целина. Рад са фондовима и збиркама и даље је исцепкан по службама и по различитим евиденцијама које је тешко објединити и повезати. И у оним архивима који се могу похвалити модерним приступом и коришћењем информационих система, нисмо сигурни да се фонд односно збирка и све активности са њим кроз информатициони систем пропрате до краја. Обично се под информационим системом подразумева онај део који говори о садржају фонда и самом фонду – опис фонда. Говорећи о дигитализацији врло често мислимо пре свега на дигитализацију архивске грађе, а кључ лежи у дигитализацији архива као установе, као јединственог система на нивоу свих служби у једном архиву, а затим на нивоу целе архивске службе у Србији.

Opširnije: Слободанка Цветковић, Евиденције о архивској грађи у архиву - проблематика вођења и ажурирања