Рад је у целини објављен у: Записи, Годишњак Историјског архива Пожаревац, бр.7, Пожаревац 2018, стр. 54-63.

 

Увод

Посао у архиву је свеобухватан процес и као такав се мора посматрати и са аспекта евидентирања. Евидентирање стваралаца и архивске грађе коју они стварају на терену, у настајању, даје смернице након пријема архивске грађе ради појектовања простора, времена пријема, степена сређености, количине. Евидентирање у архиву приликом пријема такође је од велике важности јер се уписом у књигу пријема евидентира власништво над том архивском грађом и документарним (регистратурским) материјалом. Сређивањем фонда након пријема, израдом историјске белешке стичу се услови за разврставање фонда у општи инвентар као детаљнију евиденцију фондова и збирки једног архива о оном што поседује разврстаних према утврђеној класификационој шеми. Сређеност фонда/збирке је услов за попуњавање општег инвентара. Ако фонд није сређен, његово постојање се може констатовати називом и недовољно прецизним подацима у погледу садржине фонда и количине архивске грађе. Архивска грађа - фонд или збирка се уписују у регистар архивске грађе архива по процедури која је прописана (према мишљењу струке недовољно јасно и прецизно), а затим се Архиву Србије достављају подаци за упис у Централни регистар архивске грађе. Након уписа, Архив Србије доставља надлежном архиву информације о упису у централни регистар и тиме је процес евидентирања једног фонда, збирке или друге архивске грађе заокружен према важећим прописима.

Данас после толико година стиче се утисак да архивска служба се не сагледава као целина, да не функционише као целина. Рад са фондовима и збиркама и даље је исцепкан по службама и по различитим евиденцијама које је тешко објединити и повезати. И у оним архивима који се могу похвалити модерним приступом и коришћењем информационих система, нисмо сигурни да се фонд односно збирка и све активности са њим кроз информатициони систем пропрате до краја. Обично се под информационим системом подразумева онај део који говори о садржају фонда и самом фонду – опис фонда. Говорећи о дигитализацији врло често мислимо пре свега на дигитализацију архивске грађе, а кључ лежи у дигитализацији архива као установе, као јединственог система на нивоу свих служби у једном архиву, а затим на нивоу целе архивске службе у Србији.

Реч евиденција (лат. evidentia) значи увид у нешто, констатовање чињеничног стања, преглед из кога се види да је нешто постојало, да се догодило, да је урађено, означава доказе, документацију о нечему. У области културног наслеђа евиденције и евидентирање су основ заштите. Без педантног евидентирања њена заштита нема смисла. Међутим, не можемо рећи да имамо висок ниво заштите културних добара у том погледу. Иако се Србија може похвалити бројним споменицима културе, покретним и непрокретним које су чак под највишим режимом заштите и категорисани као светска културна баштина, евиденције културних добара нису ни комплетне, ни прецизне, а ни доступне у довољној мери. Евидентирању се није посвећивало довољно пажње. Доношени су законски прописи и подзаконска акта, али као да се нико није превише удубљивао у начин примене и саму примену тих прописа. Евиденције нису вођене или нису вођене ажурно. Према важећим прописима, основна евиденција о архивској грађи – регистри архивске грађе и даље су у изради, а многи архиви ни данас немају прецизне евиденције онога што имају у својим депоима. Евидентирање архивске грађе може бити код стваралаца у настајању и у архиву.У раду ћемо се претежно бавити евидентирањем и евиденцијама које се воде у архиву.

 

Прописи о евидентирању архивске грађе у периоду 1944-2018. године

Федерални прописи

Првобитни вид евидентирања онога што се може сматрати архивском грађом је из 1948. године када Влада ФНРЈ доноси Наредбу о привремном обезбеђењу архива.[1] Одељењима за просвету при среским, градским и реонски народним одборима наложено је да на својим територијама прикупе податке о грађи, месту где се и код кога она налази, како је смештена и сачувана и да исте доставе државним архивима у Београду.

Прво законом дефинисано евидентирање архивске грађе било је предвиђено Општим законом о државним архивима ФНРЈ (1950) када је целокупна архивска грађа - историјско-архивски материјал стављена под заштиту државе без обзира где и у чијој својини се налази. На основу овог закона основaн je Главни архивски савет при Министарству за науку и културу. Основани су и републички архивски савети при републичким надлежним органима. Законом су биле утврђене обавезе стваралаца да архивску грађу чувају савесно, да достављају попис архивске грађе и обавештавају надлежне архиве о променама.

Општи закон о архивској грађи СФРЈ донет је 2. новембра 1964. године.[2] Овим законом је заштита архивске грађе заснована на начелима евидентирања, прикупљања, сређивања..... Споменућемо овде и доношење Закона о Архивском савету Југославије (1964),[3] којим је ово тело основано ради вршења стручних саветодавних и других послова из надлежности Федерације. Задатак му је између осталог био да утврди начела о јединственом евидентирању и одабирању архивске грађе из регистратурског материјала. Архивски савет је током свог постојања донео два значајна акта: Начела о одабирању архивске грађе из регистратурског материјала (1968)[4] и Начела о јединственом евидентирању архивске грађе и регистратурског материјала (1970)[5]. Евидентирање архивске грађе и регистратурског материјала имало је за циљ заштиту грађе и информисање корисника о грађи без обзира да ли се она налази ван архива или у архиву. Фонд и збирка узети су као основне јединице евидентирања. Предвиђено је да се евиденције посебно воде за грађу ван архива, а посебно за грађу у архиву. Начелима је утврђено које податке треба да садрже евиденције. Архиви су водили збирну евиденцију о целокупној грађи коју поседују (општи инвентар или преглед грађе). Посебно се водила евиденција преузете грађе у архив (књига улаза архивске грађе, односно улазни инветар). За сваки фонд архив је образовао документацију - досије која се односи на поступке са грађом. Поред евиденција Начела су предвидела и израду информативних средстава као што су водичи, каталози, индекси, листе и друго. Овакво утврђивање начела евидентирања било је први корак ка стварању јединствених евиденција и јединствених информација о архивској грађи и регистратурском материјалу, како оном ван архива, тако и о оном у архиву. Доношењем Устава СФРЈ 1974. године, делатност науке, културе и образовања прешла је у надлежност република, па федерални прописи из архивске делатности више нису доношени.[6]

 

Републички прописи

Након доношења првог федералног закона 1950. године, уследило је доношење и првог републичког Закона о државним архивама НР Србије (1951.)[7]. Задаци архива су усмерени на прикупљање, сређивање и коришћење грађе, обраду и објављивање грађе, заштиту грађе ван архива, вршење инспекције и давање упутстава за рад, пружање стручне помоћи, излагање, техничку зашиту и др. По питању евидентирања у члану 12. је наведено да су имаоци историско-архивског материјала дужни да доставе надлежној државној архиви попис материјала који имају и да обавештавају архив о променама. О евидентирању у архиву се посебно не говори, осим у члану 32. у коме се каже да су у циљу евидентирања и олакшања употребе историско-архивског материјала у научне и практичне сврхе, државне архиве дужне да среде историско-архивски материјал који им је поверен, да обавезно начине, уредно воде и објављују инвентаре и регистре овог материјала према упутствима које ће издати министар за науку и културу по саслушању савета... Сређивање историско-архивског материјала и израда инвентара и регистара предвиђено је да се врши у свим архивама на истоветан начин на начин како то буде прописао министар за науку и културу.[8]

Да би се унифицирао рад на инвентарисању архивске грађе у државним архивима у НР Србији, Савет за културу НР Србије, на предлог Комисије за стручна питања архивске службе 10. априла 1957. године донео је Упутство о инвентарисању архивске грађе у државним архивама у Народној републици Србији.[9] Ово упутство је донето на основу члана 32. и 49. Закона о државним архивама НР СРбије, са задатком да се евидентира и сачува архивски материјал и да се оствари увид у његов садржај. Уведене су две основне врсте инвентара - улазни и сумарни. Улазни инвентар је требало да обезбеди увид у сву грађу која доспева у архив, без обзира на основ пријема и да је заштити од евентуалног нестајања, а сумарни инвентар је требало да инвентарише сређену архивску грађу и истакне њену сумарну (основну садржину).Упутством је такође утврђен и начин примопредаје и дат образац са рубрикама улазног инвентара. Улазни инвентар је био у виду табеле са следећим рубрикама: редни број, број и датум записника о пријему, назив фонда, година од-до, д кога је примљен, где је био смештен до преузимања, количина (кутија свежњева или докумената, књига), врста материјала и степен сређености, откуп, поклон (вредност), место фонда у депоу, ознака групе у коју се фонд сврстава и рубирка Примедба. Сумарни инвентар је био предвиђен само за сређене фондове и то за сваки појединачно. Изузетно, ако су у питању мали фондови могли су се уносити у заједничку књигу сумарног инвентара. Сумарни инвентар је имао седам рубрика (редни број који је и редни број инвентарне јединице, назив предаваоца грађе, година, назив инвентарне јединице, распон бројева докумената у инвентарној јединици, сумарни садржај докумената и напомену). Сумарни инвентар је овде дефинисан као евиденција сређених архивских фондова. На овај начин регулисане су две евиденције о архивској грађи на јединствен начин, а на целој територији НР Србије, евиденција примљених фондова и збирки и евиденција сређених фондова и збирки. Ови инвентари, поред функције информисања, имали су задатак заштите грађе у смислу утврђивања власништва у случају отуђења. Задатак инвентарисања према овом уптуству био је да се евидентира и сачува архивски материјал и да се оствари увид у његов садржај.

Након доношења устава СФРЈ 1963. године и доношења Ошптег закона о архивској грађи 1964. јавила се потреба за доношењем републичког Закона о архивској грађи и архивској служби (1967)[10]. Овај закон је био покушај свобухватне заштите архивске грађе стваралаца и ималаца као и права и обавеза архива по принципу целовитог чувања архивске грађе сваког фонда.[11] За даљи развој и рад архивске службе и струке од значаја су одредбе којима се тражи вођење евиденција о архивској грађи и то: Књиге примљене архивске грађе, општег инвентара, инвентара за поједине фондове и књиге евиденције о архивској грађи и регистратурском материјалу ван архива. Ове одредбе предстаљају даљи наставак изградње јединствених евиденција и информативних средстава започетих 1957. године са Упутством о инвентарисању архивске грађе у државним архивама НР Србије. Ове књиге и инвентари требало је да се воде по прописима и стручним упутствима који би се донели на основу овог закона. Општим актом архива предиђено је било да се одреде која ће се информативна средства о архивској грађи израђивати и објављивати. Законом из 1967. године, чланом 51. предвиђено је и да Архив Србје води централни каталог архивских фондова и збирки на територији Републике, а архиви и архивска одељења дужни су да о својој архивској грађи достављају Архиву Србије податке за вођење централног каталога архивских фондова и збирки. При архиву Србије је формирано и Архивско веће које је заслужно за доношење бројних стручних упустава на основу којих је уједначен рад архива у Србији.

Само деценију касније доноси се Закон о заштити културних добара (1977)[12]. Донет је из потребе да се једним актом регулише питање заштите и коришћења свих врста културних добара. Овим законом дефинисане су врсте културних добара, начин њиховог категорисања и посебних мера заштите. Појединачни закони, међу њима и Закон о архивској грађи и архивској служби престали су да важе. Чланом 40. овог Закона као културно добро дефинисана је и архивска грађа. У погледу евидентирања, чланом 53. дефинисано је да органи и организације својим општим актом утврђују начин евиденције регистратурског материјала, његовог чувања, класификације и архивирања ако то није посебно уређено. У погледу евидентирања архивске грађе у архиву, овим законом уведени су регистри културних добара као врста евиденција. Чланом 73. предвиђено је да се културно добро уписује у регистар културних добара на основу одлуке о проглашавању, односно на основу правоснажног решења о утврђивању културног добра. На територији Републике предвиђено је да се води централни регистар културних добара по врстама. Републички орган управе надлежан за послове културе, по претходно прибављеном мишљењу заједница организација заштите, прописивао је који се подаци о културном добру уписују у регистре и на који начин се воде регистар и централни регистар културних добара и која се документација о културним добрима образује и чува уз регистре, као и начин на који се уписују у регистар културних добара културна добра која чува организација зашите. Чланом 77. било је предвиђено да се културно добро које је уништено или нестало, односно које није више од посебног културног и историјског значаја или је трајно извезено у иностранство брише из регистра културних добара на исти начин и по поступку као и приликом проглашења. У члану 102. у опису делатности заштите културних добара, поред осталог на првом месту наводи се истраживање и евидентирање добара која уживају претходну заштиту што говори о важности коју евидентирање има у систему заштите.

Овај закон је измењен и допуњен Законом о изменама и допунама Закона о заштити културних добара 1981. и Законом о изменама и допунама закона о заштити културних добара 1985. године.[13] На основу ових прописа у вези са евидентирањем донет је Правилник о подацима који се уписују у регистре, начин вођења регистра и централног регистра архивске грађе и о документацији о овим културним добрима која се образује и чува уз регистре (1982).

Почетком 1990. донет је нови Закон о културним добрима[14] након уставних промена у СР Србији. Одредбе овог закона требало је да важе на читавој територији СР Србије. Законом је архивска грађа дефинисана као културно добро и предвиђена је категоризација културуних добара (културно добро од изузетног значаја, од великог значаја и од значаја). У погледу евиденција, чланом 45. предвиђено је да су органи и организације и установе који су ствараоци архивске грађе и регистратурског материјала дужне да пропишу начин евидентирања регистратурског материјала општим актом. Такође, предвиђено је да се архиву предаје само сређена и пописана архивска грађа. У члану 98. описујући делатност заштите културних добара наводи се на првом месту истраживање и евидентирање добара која уживају претходну заштиту и дефинишу установе заштите по врстама културних добара. Овим законом се културно добро уписивало у регистар културних добара на основу одлуке о проглашењу, односно решења о утврђивању културног добра. Уз акт о проглашењу чувала се и документација о културном добру. Регистар културних добара водиле су установе заштите према врстама културних добара. За територију СР Србије водили су се централни регистри по врстама културних добара. Установе заштите биле су дужне да податке о културним добрима за које воде регистар достављају установама заштите које воде централне регистре културних добара у року од 60 дана од дана уписа истог у регистар, а установе заштите с територије покрајине достављале су податке надлежној установи заштите у покрајини. Републички орган управе надлежан за послове културе требао је да пропише који се подаци о културном добру уписују у регистре, начин на који се води регистар и централни регистар културних добара, која се документација образује и чува уз регистре, као и начин на који се врши упис у ове евиденције.

За територију АП Војводине Закон о архивској грађи и архивској служби донет је 1973. године[15]. Он је преузео највећи део одредби из републичког закона из 1967. године. Закон о изменама и допунама овог закона десио се већ 1975. године након доношења Устава СФРЈ 1974. године. Деценију касније, 1985. године Скупштина САП Војводине доноси Закон о архивској грађи и архивима.[16] У АП Војводини донет је и Правилник о вођењу централног каталога и евиденција о архивима, архивским одељењима и архивској грађи (1975) и Правилник о садржини и начину вођења евиденција о регистратурском материјалу и архивској грађи (1988).[17] На територији САП Косова први закон је донет 1976. године, Закон о архивској грађи и архивској служби,[18] а на основу њега значајно за ову тему о евидентирању и евиденцијама Правилник о начину евидентирања, класификације, архивирања и чувања регистратурског материјала 1978. године. Нешто касније 1978. године доноси се Закон о архиву Косова.[19]

У Републици Србији, на снази је Закон о културним добрима[20] који регулише између осталог и заштиту архивске грађе. Посебан закон о архивској грађи и након вишегодишњих, сада већ скоро деценијских покушаја још није донет. У Закону о културним добрима кроз више чланова протеже се појам и обавеза евидентирања, како од стране установе заштите, тако и код стваралаца. У члану 65. као делатност заштите културних добара између осталог идентификује се истраживање и евидентирање добара која уживају претходну заштиту, затим вођење регистара и документације о културним добрима.. и др. Законом је предвиђен упис културних добара у регистар и централни регистар. Како се води регистар архивске грађе и која документација се води уз регистар прописао је министар културе Правилником о регистрима архивске грађе 1997. године.[21] Садржајем тог правилника бавићемо се у каснијем тексту. У вези са евидентирањем на основу истог закона донет је и Правилник о начину вођења евиденције регистратурског материјала који ужива претходну заштиту.[22]

 

Стручна упутства о евиденцијама

 

Током периода постојања и деловања Архивског већа донета су бројна упутства за стручни рад, између осталог и Упутство о општем инвenтару (1968. године)[23]; Упутство о изменама и допунама упуства о општем инвентару архивске грађe( 1985. године), [24] и Упутство о изради сумарног инвентара.[25]

Општи инвентар, образaц О-1, је дефинисан је овим упутством као основни документ за заштиту целокупне архивске грађе једног архива, на основу којегсе она пријављује надлежним заводима за заштиту споменика културе, а затим као прво обавештајно средство о садржини и структури архива. Образац је од доношења упутства 1968. године до данас остао готово непромењен. Разлике у првом упутству и изменама и допунама из 1985. године су минималне, више терминолошке. У чл. 4. ставу 2.  дефинише се да је инвентарни број број једног фонда или збирке у групи који се ознаком групе има значење сигнатуре фонда. У ставу 3. члана 4. 1985. године допуњава се и дефинише шта је распон година – мисли се на распон година постојања ствараоца архивског фонда и да се као такав исписује у округлим заградама. У ставу 8. измена и допуна додаје се појашњење за фондове „просте структуре“, као и за врсте књига и група списа.

Упутство о изради сумарног инвентара дефинише сумарни инвентаркао научно евиденционо средство за материјално обезбеђење грађе и информативно средство за архивску грађу једног фонда или збирке. Инвентар, као средство заштите односно имовинска књига Архива, евидентира архивске јединице једног фонда или збирке кроз одређени поредак инвентарних јединица, а као информативно средство, концизно али на прегледан и јасан начин информише о њиховој садржини и структури.Поредак инвентарних јединица у овом инвентару треба одговара редоследу који је утврђен приликом сређивања фонда или збирке.Саставни делови инвентара су: насловна страна, садржај, увод са историјском белешком, списак скраћеница и инвентарне јединице, а сви ови делови се уносе наведеним редоследом. Сумарни инвентар се куца на формату А4 у више примерака, а један примерак се оверава печатом архива и потписом одговорног лица, коричи, заводи у деловодни протокол Архива и чува као имовинска карта Архива. Сумарни инвентар се може и објављивати, а публикује се према упуству Архивског већа о врстама архивских публикација, наводи се у Упутству. Сумарни инвентар је на овај начин виђен као евиденционо средство сређеног фонда/збирке у архиву.

 

Регистри архивске грађе

Први Правилник о подацима који се уписују у регистар и начину вођења регистра и централног регистра архивске грађе и о документацији о овим култруним добрима која се образује и чува уз регистре,[26] донет је на основу Закона о заштити културних добара из 1977. и допуна 1981. а 1982. године. Правилником је прописано ко води регистре, како се они воде, како се уписују или бришу подаци, која се документација чува уз регистре. Предвиђена је обавеза микрофилмовања регистара и документације која се чува уз регистре и копирање у два примерка. Правилником је предиђено да регистар архивске грађе води архив који врши делатност заштите архивске грађе на територији на којој се чува архивска грађа која се уписује у регистар или организација удруженог рада којој је поверено вршење делатности заштите архивске грађе на тој триторији. Регистар се водио на обрасцу Р-1 величине 30х40 сантиметара, централнии регистар на обрасцу Р-1ц исте величине, али у облику књиге, на листовима који су означени текућим бројевима од 1 до 250. Архивска грађа се уписивала у регистар по редним бројевима. Архиву Србије се достављао образац Р1-ц попуњен писаћом машином у року од 15 дана од дана уписа архивске грађе у регистар. Архив Србије је уписивао текући број листа централног регистра, а затим је исти одлаган у одговарајућу кутију. Архив Србије је у року од 15 дана од пријема обрасца Р-1ц обавештавао архив или организацију о броју под којим је извршен упис архивске грађе у централни регистар. Уз регистар се образовала и чувала следећа документација: Општи инвентар на обрасцу О-1 (28х41 цм), књига пријема архивске грађе на обрасцу О-2 (35х50 цм), сумарни инвентар на обрасцу О-3 (35х50 цм), инвентар микрофилмотеке на обрасцу О-4 (41х61 цм) и досије фондова на обрасцу О-5 (21х31 цм).

Након доношења Закона о културним добрима 1994. године, три године касније донет је Правилник о регистрима архивске грађе.[27] Разлика између претходног из 1982. године и Правилника о регистрима архивске грађе који је донет 1997. је минимална. Разликују се величине образаца евиденција и изглед рубрика, док је садржај мање више исти. Разлика је и што је Правилником из 1982. предвиђен упис података ручно – црним мастилом, док се у овом из 1997. године подаци уписују писаћом машином, а могу се и компјутерски обрађивати. Такође, разлика је и што је у Правилнику из 1982. образац Р1-ц водио сваки архив и достављао Архиву Србије, а Архив Србије је уписивао текући број листа централног регистра и одлагао га у одговарајућу кутију, а затим обавештавао исти архив о броју под којим је уписан, док према важећем Правилнику надлежни архив доставља податке Архиву Србије у року од 15 дана од уписа архивске грађе у регистар који води архив, а Архив Србије попуњава образац централног регистра и обавештава надлежни архив о броју под којим је извшрен упис архиске грађе у централни регистар. Разлика је и што је Правилником из 1997. године предвиђен упис у регистар и архивске грађе која се чува ван архива, док то није био случај у Правилнику из 1982. године. Правилником из 1997. године исто је наведено која се документација образује и чува уз регистар, и то: општи инвентар, књига пријема архивске грађе, сумарни инвентар, инвентар микрофилмотеке и досије фондова. Разлика са претходним правилником је у величини образаца; општи инвентар, сумарни инвентар инвентар микрофилмтеке су новим правилником предвиђени у величини 30х40 цм, док је књига пријема величине 35х50 центиметара, а досије фондова је остао истих димензија. На основу истог Закона о културним добрима донет је и Правилник о начину вођења евиденције регистратурског материјала који ужива претходну заштиту,[28] којим је утврђен начин за евидентирање архивске грађе у настајању и њених стваралаца на терену. Овим правилником и оним што прописује нећемо се детаљније бавити у овом раду иако би и о њему и његовој садржини и недоречености могло да се говори. Концентрисаћемо се на евиденције у архиву и изнети неколико проблема у вези са њиховим вођењем.

Неки од проблема у вези са вођењем прописаних евиденција

 

Прошло је скоро две деценије од почетка примене Правилника о регистрима архивске грађе, а и даље постоји мноштво недоумица, недоречености, а према некима и нелогичности у његовој примени.[29] Навешћемо само неке од њих. Из текста Правилника о регистрима архивске грађе из 1997. године као и претходног произилази да је основна евиденција о архивској грађи регистар, а да све остало представља пратећу документацију. Такође, Правилник прописује која се документација води уз регистар архивске грађе, али не и начин на који се она води.

Прво и основно питање које треба разграничити јесте да ли је књига пријема, општи инвентар, инвентар микрофилмотеке и сумарни инвентар евиденција (у складу са дефиницијом на почетку) или пратећа документација?! Милена Субић[30] уочава да се Књига пријема и Инвентар микрофилмотеке нетачно дефинишу као остала документација, јер једино оне предстаљају целовит преглед пријема грађе и поступка њеног микрофилмовања. Сматрамо да то стоји када је у питању Књига пријема јер она свакако јесте прва евиденција архивске грађе једног архива. Што се тиче Инвентара микрофилмова нисмо сигурни да се он може подвести под евиденцију, већ пре као информативно средство. Зашто? На микрофилмовима се налази такође архивска грађа. У књигу пријема сматрамо да треба уносити сву архивску грађу која уђе у један архив независно од облика у ком улази (папир, микрофилм, фоно запис, дигитални медиј....). Инвентар микрофилма представља по нашем мишљењу информативно средство Збирке микрофилмова које детаљније описује шта се од архивске грађе налази на ком микрофилму. По истом принципу би могло да се успостави и Инвентар дигиталних медија. Зато сматрамо да ове врсте инвентара представљају евиденционо и информативно средство у оквиру збирке, никако као паралелне евиденције са Књигом пријема. Ови инвентари имају тежину сумарних инвентара за збирку микрофилмова или дигиталних медија. Милена Субић исправно уочава да је досије фонда, као и досије регистратуре само техничка јединица у коју се одлаже документацијама о фондовима/збиркама и да се досије не може сматрати евиденционим средством, већ пратећом документацијом како је Правилник и наводи. Сматрамо да је књига пријема на основу њене садржине и података који се уносе у њу ипак почетна основна евиденција и прва власничка књига у архиву. Општи инвентар и сумарни инвентар, како им само име каже јсу инвентари, односно пописи – општи инвентар попис свих фондова и збирки распоређених према класификационој или структурној шеми, док је сумарни инвентар према упутству сумарни преглед садржине једног фонда. Уколико би се сумарни инвентар сагледавао кроз важећи Правилник, он би се могао дефинисати као сумарни преглед сређених фондова једног архива.

Регистар је евиденција која представља на неки начин својинску књигу једног архива. Збуњујуће је зато што Правилник предвиђа да се у регистар може уносити и архивска грађа која се чува ван архива. Није јасно на коју се то архивску грађу мисли. Ако се у регистар може уписивати и архивска грађа која се чува ван архива, отвара се питање како се као власништво једног архива може евидентирати нешто што се не налази у архиву или шта је у том случају основ за упис те архивске грађе? Знамо да када архивска грађа уђе у архив (као фонд или збирка, па и као појединачни документ) доноси се решење о утврђивању културног добра, а затим врши упис у регистар. Није нам познато да је у неки од регистара које воде архиви у току ових две деценије уписана архивска грађа која се налази ван архива!

Недоумицу изазива и то што се у регистар може уписивати осим фонда и збирке и појединачни документ, књига или карта. У сваком архиву документа не егзистирају појединачно, већ се увек придружују некој целини, или постојећем фонду, збирци, Збирци Varia. Зато збуњује који су то случајеви када се појединачни документ уноси у регистар архивске грађе. Сматрамо зато да би регистар требао да буде дефинисан као регистар архивских фондова и збирки, а не као регистар архивске грађе.

Несумњиво је да поједини документ може бити категорисан, независно од фонда или збирке којима припада, као културно добро од великог или изузетног значаја и као такав он може бити посебно евидентиран. Јасно је да се у регистар уноси сва архивска грађа једног архива која се ставља на тај начин под посебну заштиту, независно од степена категоризације. Поставља се питање да ли ће се један документ уписивати у регистар два пута, прво као део фонда који се као културно добро уводи у регистар, а потом посебно уколико је тај документ, књига или карта категорисан вишим степеном категоризације?

Недоумицу је изазивало и тумачење да се пре уписа у регистар за све фондове и збирке израђује решење којим се утврђује за културно добро, јер је архивска грађа која настаје у регистатурма које су од значаја и интереса за архив већ настаје архивска грађа која је Законом стављена под заштиту као културно добро у настајању, те би основ за упис у регистар могао бити и сам Закон. Сама чињеница да архив врши надзор и преузима архивску грађу једног ствараоца, дефинише архивску грађу тог ствараоца као културно добро.

Једна од осовних недоумица је и да ли се овим Правилником дотада донета упутства о вођењу појединих евиденција стављају ван снаге, јер постоје одређене супротности у начину вођења истих. О супротности између Регистра архивске грађе и Упутства о вођењу сумарног инвентара детаљно је писао Бошко Ракић (2016).[31] Он је приметио да је у Упутству прописано да се сумарни инвентар води за сваки фонд посебно, да је саставни део сумарног инвентара и историјска белешка, а да се укоричена књига према Упутству заводи и чува као имовинска књига архива. Према важећем Правилнику сумарни инвентар се води у једној књизи са све фондове архива, а његови обавезни елементи нису наведени. То ствара недоумице у реализацији. Неки се држе старих образаца, неки примењују нов образац.

По питању вођења Регистра архивске грађе на стручној архивистичкој радионици одржаној у Чачку 13. септембра 2017. године на тему Евиденције о архивској грађи – ревиизија и нова решења, Драга Миловановић (ИА Краљево) скренула је пажњу и на друге проблеме везано за вођење регистра архивске грађе. Између осталог и како уписивати у Регистар фондове који се преузимају у више наврата, односно који ће се у будућности преузимати (на пример грађа судских органа, скупштина општина), шта у том случају уписати у рубрику за граничне године фонда?

Једно од питања везано за спровођење Правилника о регистрима је и да ли се до тада започети обрасци Књиге пријема архивске грађе (образац О-2) воде према Правилнику из 1982. или се ступањем на снагу Правилника (1997) формира нова Књига пријема по новом обрасцу из 1997. године, као и да ли се већ уведени уписи преписују у нови образац? Исто важи и за сумарни инвентар, да ли се води према упутству или према смерницама из Правилника.

Такође, у Правилнику о регистрима архивске грађе није наведено да ли се општи инвентар и даље води према постојећем Упуству. Није разјашњено ни шта се подразумева под сигнатуром фонда и како се она формира.[32] У члану 3. Правилника стоји да се архивска грађа у регистар уписује по редним бројевима, али није наведено да ли је то редослед по приспећу фонда/збирке (архивске грађе) или је то редослед по општем инвентару или пак неки други редослед? Уколико се Регистар архивске грађе води у континуитету логично би било да се то чини по редоследу приспећа, а не по редоследу у Општем инвентару, јер је немогуће груписати приликом уписа фондове према општем инвентару у континуитету, осим код првог уписивања. Сви остали накнадни уписи не би пратили континуитет општег инвентара. Такође, ако се уписује у регистар архивска грађа која се не налази у архиву, односно појединачна документа, који редослед поштовати?

Навешћемо и неке недоумице које се могу јавити код вођења Књиге пријема. На пример, шта чинити у случајевима пријема несређене грађе где није могуће утврдити приликом пријема постојање више различитих фондова, односно када се разграничење грађе не изврши код ствараоца? Како и када их евидентирати? Да ли под једним бројем? Да ли уочено постојање више фондова назначити у рубрици Примедба или накнадно уписати под новим бројем када се грађа разграничи на фондове? Да ли се позвати на првобитни записник о пријему или израдити нови? Шта у том случају навести као основ за пријем? Многи још увек имају неодумице како вршити упис једног истог фонда који се прима у више наврата, да ли под једним бројем или сваки пријем евидентирати посебно? Да ли у књигу пријема евидентирати фондове који се накнадно идентификују као фондови или за збирке које се формирају у депоу? Шта уписати у рубрике „основ пријема“ или „број и датум записника о пријему“? То су само неке од ситуација које проистичу из свакодневног рада, а за које не постоји јасно и прецизно упутство.[33]

           

Закључак

Суштина делатности заштите је истраживање и евидентирање културнoг добра - архивске грађе. Евидентирање је активност која према Закону о културним добрима произилази из основне делатности архива. Оно је важно и у смислу исказивања власништва и у смислу веће доступности информација о архивској грађи.

Упутства и историјат прописа о евидентирању говоре нам највише о надоследностима и конфузији у вођењу евидениција о архивској грађи у архиву. Говоре о расутости података на више места. Ако је то било прихватљиво некада данас то свакако није. Дигитализовање архивске грађе није довољно за унапређење службе. Потребно је дигитализовати архивску службу, односно кроз јединствен информациони систем објединити све податке о архивској грађи (фондовима и збиркама) на једном месту, омогућити њихово једноставније уношење, ажурирање података и лакшу доступност тих података истраживачима и корисницима. У свему томе је веома важна улога и начин организације целог процеса од стране Архива Србије, али пре свега свеобухватан приступ, јасност и прецизност прописа.

На основу свега наведеног, а посебно на основу стеченог архивистичког искуства и рада из праксе, сматрамо да је Књига пријема архивске грађе прва и основна евиденција онога што улази у архив (архивских фондова и појединачних докумената независно од медија на којима се информације налазе). Општи инвентар је структурни преглед фондова и збирки (према групама) које се налазе у архиву, а сумарни инвентар је сумарни преглед сређености фондова, односно степена сређености грађе једног архива. Регистар сматрамо да треба да буде дефинисан као регистар архивских фондова и збирки, који ће се водити према редоследу приспећа фондова у архив. Сваки фонд/збирка би так добили свој инвентарни број у регистру који би био непромењив и заувек дат и као такав би заједно са другим елементима (ознака државе, ознака архива) могао бити сигнатура фонда /збирке. Дакле, све то у случају да регистар буде регистар архивских фондова и збирки, а не регистар архивске грађе. Тиме би регистар уз књигу пријема био прецизан попис оснога што један архив поседује, док би централни регистар био прецизан попис збирки и фондова свих архива у Србији, дакле архивског фонда Републике Србије.

Као стручни радници треба да тежимо ка архиву у којем ће бити могуће да једноставним кликом на фонд или збирку, небитно са ког краја света, у једном потезу добијемо све информације о томе када, како и где је тај фонд настао, како и када је примљен, од кога, у ком стању, количини, садржају, шта је рађено, када и од кога на фонду (све фазе сређивања, обраде, теничке заштите, конзервације, рестаурације, микрофилмовања, дигитализације), ко је све користио тај фонд и делове за истраживање, које су публикације објављене на основу његове грађе, наравно према нивоу доступности у зависности од потреба. Свака организациона јединица тај информациони систем треба да храни подацима из свог домена, а да они до корисника (запослених у архиву, истраживача ван и у архиву) дођу као целина. Такво сагледавање архивске службе и деловање на остварењу тог циља је основни предуслов за већу доступност архивске грађе и отвореност архива као установа заштите. Основ свега овога је тежак и истрајан рад на сређивању и обради архивских фондова, јер информације које подразумевају већу доступност могу проистећи једино из сређених фондова и збирки.

---